I. Podstawowe informacje

System ICS jest systemem zbudowanym w oparciu o założenia wspólnotowe, umożliwiającym przedsiębiorcom realizację obowiązku wyprzedzającego przesyłania w formie elektronicznej komunikatów przywozowych deklaracji skróconych. Przywozowe deklaracje skrócone (PDS) przesyłane są dla towarów, które mają być wprowadzone na obszar celny Unii Europejskiej z krajów trzecich, w celu przeprowadzania przez organy celne analizy ryzyka pod kątem ochrony i bezpieczeństwa, opartej o wspólne dla wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej kryteria i standardy.

W związku z zakończeniem tzw. „grace period" dla systemu ICS, składanie przywozowych deklaracji skróconych, zawierających tzw. „dane bezpieczeństwa", jest obligatoryjne od dnia 1 lipca 2011 r. Deklaracje te powinny być przesyłane do granicznych urzędów celnych, przed wprowadzeniem towarów na obszar celny Unii Europejskiej, przy czym czas przeznaczony na wysłanie przywozowej deklaracji skróconej jest uzależniony od rodzaju transportu, którym towary będą wprowadzane na terytorium Unii Europejskiej. Obowiązek wyprzedzającej notyfikacji ciąży co do zasady na przewoźniku, ale zamiast przewoźnika może go zrealizować inny podmiot (przykładowo może to być importer/odbiorca towarów, czy przedstawiciel przewoźnika albo importera/odbiorcy towarów).

Jeśli towary będą wprowadzane na obszar celny Unii Europejskiej w procedurze tranzytu wspólnotowe regulacje prawne zapewniają przedsiębiorcom fakultatywną możliwość zadeklarowania „danych bezpieczeństwa" w zgłoszeniu tranzytowym składanym z wykorzystaniem systemu NCTS.

Przedsiębiorca może być więc zwolniony ze złożenia przywozowej deklaracji skróconej w systemie ICS, o ile „dane bezpieczeństwa" zostaną zadeklarowane w systemie NCTS. Do decyzji przedsiębiorcy należy, z którego z ww. systemów informatycznych skorzysta, przy czym jeśli nie nastąpi zadeklarowanie „danych bezpieczeństwa" w zgłoszeniu tranzytowym w systemie NCTS dane te będą podlegały obowiązkowi zgłoszenia w systemie ICS. Jeśli natomiast zgłoszenie tranzytowe składane do systemu NCTS będzie zawierało oprócz danych wymaganych dla procedury tranzytu także „dane bezpieczeństwa", wówczas nie będą one podlegały zadeklarowaniu do systemu ICS.

Oprócz obsługi przywozowej deklaracji skróconej system ICS obejmuje swą funkcjonalnością także obsługę komunikatu informującego organy celne o przybyciu środka transportu do granicznego pierwszego urzędu celnego wprowadzenia na obszar celny Unii Europejskiej oraz o przedstawieniu towaru w granicznym pierwszym i kolejnym urzędzie celnym wprowadzenia na terytorium Unii Europejskiej oraz umożliwia weryfikację numeru EORI i świadectwa AEO przedsiębiorcy, deklarowanych w komunikacie przywozowej deklaracji skróconej.

System ICS nie przejmuje funkcjonalności realizowanych w innych systemach operacyjnych w Polsce, w szczególności systemu CELINA związanych z obsługą zgłoszenia celnego lub deklaracji skróconej do czasowego składowania.

II. Warunki korzystania z funkcjonalności systemu ICS

Korzystanie przez przedsiębiorcę z funkcjonalności systemu ICS jest uzależnione od:
1. posiadania aplikacji umożliwiającej przesyłanie elektronicznych komunikatów do przedmiotowego systemu, zbudowanej zgodnie ze specyfikacją techniczną XML dla przedsiębiorców;
2. rejestracji firmy w Podsystemie Danych Referencyjnych (PDR) oraz uzyskania przez osobę fizyczną, która w imieniu przedsiębiorcy będzie przesyłała komunikaty do systemu ICS, klucza do bezpiecznej transmisji danych. Od 1 lipca 2010 r. obowiązuje „Instrukcja nadania kodu identyfikacyjnego (loginu), uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych oraz rejestracji osób i podmiotów gospodarczych w Podsystemie Danych Referencyjnych (PDR) dla celów przesyłania elektronicznych zgłoszeń i pozostałych dokumentów do Systemów Celnych: CELINA, ECS, ICS oraz INTRASTAT", wprowadzająca nowe zasady uzyskiwania dostępu do ww. systemów informatycznych.

III. Formy komunikacji

Wymiana komunikatów z systemem ICS może odbywać się m.in. poprzez:
- stronę http://e-clo.pl/ ,
adres: https://www.e-clo.pl/EcsIcsWeb/

- pocztę elektroniczną,
adres: pwk@celina.mofnet.gov.pl

- specyfikacja WSDL: http://www.e-clo.pl/EcsWebService/FromTrader?wsdl

- na nośniku zewnętrznym.

IV. Informacje szczegółowe

Pytania natury technicznej związane z funkcjonowaniem i obsługą systemu ICS można kierować do HelpDesk dla systemu ICS:

a) adres e-mail:
helpdesk@ecs.mofnet.gov.pl
b) telefony:
0801-457-900 – numer ogólny – całodobowo
c) nr fax:
033 / 8576210 (całodobowo)

Pytania natury merytorycznej, które wiążą się z przepisami regulującymi problematykę przywozowych deklaracji skróconych można kierować do Centrum Informacji Służby Celnej (InfoSC):

a) adres e-mail:
info.sluzbacelna@kat.mofnet.gov.pl
b) telefony:
801-470-477 oraz 33 85-76-251

Dodatkowe informacje związane z problematyką przywozowej deklaracji skróconej i systemu ICS zawarte są w szczególności w instrukcji dla przedsiębiorców „Korzystanie z funkcjonalności systemu kontroli eksportu (ICS)".