Co do zasady wierzytelności odpisane jako nieściągalne nie stanowią kosztu uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Jednakże wierzytelność taka może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zostaną spełnione łącznie poniższe warunki (art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych):
• wierzytelność została wcześniej zaliczona do przychodów należnych w rozumieniu art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• nieściągalność wierzytelności została udokumentowana w sposób przewidziany w art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zatem do kosztów uzyskania przychodów nie zostaną zaliczone np. wierzytelności nieściągalne:
- nabyte w celu dalszej odsprzedaży lub windykacji,
- przejęte od upadłego przedsiębiorstwa
ponieważ nie były one wcześniej zarachowane jako przychody należne w prowadzonej działalności gospodarczej.

Za wierzytelności odpisane jako nieściągalne uważa się te wierzytelności, których nieściągalność została udokumentowana:

1) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu (wierzyciel zgadza się, iż dłużnik nie posiada majątku, z którego można by wyegzekwować wierzytelność), wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego. Dla celów podatkowych musi to być takie postanowienie, z którego treści jednoznacznie wynika, że dłużnik nie ma majątku, z którego mogłaby być egzekwowana wierzytelność. „Postanowieniem o nieściągalności" nie będzie np.:
• postanowienie umarzające egzekucję, np. z przyczyn formalnych,
• postanowienie, w którym stwierdzono niemożność egzekucji, lecz z innych powodów niż brak majątku dłużnika,
• zaświadczenie syndyka stwierdzające brak odpowiednich środków masy upadłości do zaspokojenia wierzytelności określonej kategorii;
2) postanowieniem sądu o:
  a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub
  b) umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli zachodzi okoliczność, o której mowa w lit. a), lub
  c)  zakończeniu  postępowania upadłościowego;
3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od kwoty wierzytelności.

Sporządzenie takiego protokołu będzie zasadne w sytuacji, gdy postępowanie związane z dochodzeniem wierzytelności już się toczy i analiza kosztów poniesionych oraz kosztów przewidywanych, koniecznych do poniesienia dla skuteczności egzekucji wskazuje, że będą one równe lub wyższe od tejże wierzytelności. Sporządzenie protokołu będzie również uzasadnione, jeśli podatnik nie podjął jeszcze czynności dochodzeniowych, ale z analizy ewentualnych kosztów, które w tym celu powinien ponieść wynika, że koszty dochodzenia wierzytelności będą przewyższać wartość wierzytelności. Protokół winien zawierać wielkość nieściągalnej wierzytelności i przewidywane koszty jej egzekwowania, do których zalicza się w szczególności koszty sądowe, egzekucyjne i zastępstwa procesowego.

UWAGA
Udokumentowanie nieściągalności wierzytelności w inny sposób niż wskazany w art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie skutkuje powstaniem prawa do zaliczenia jej wartości do kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli w kwocie nieściągalnej wierzytelności zawarty jest podatek od towarów i usług, to do kosztów uzyskania przychodów zalicza się tylko wierzytelność w kwocie netto. Należny podatek VAT zawarty w wierzytelności nie podlega bowiem, zgodnie z art. art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zaliczeniu do przychodów należnych, a tym samym (zgodnie z powołanym już wyżej art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Nieściągalne wierzytelności zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów w dacie łącznego spełnienia 2 warunków:
1) odpisania wierzytelności jako nieściągalnej (powinien być dokonany odpowiedni zapis w ewidencji) oraz
2) udokumentowania nieściągalności wierzytelności.

Przepisy prawne:
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych