Odpisy aktualizujące wartość należności (wierzytelności) nie stanowią co do zasady kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Jednakże odpisy te mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki (art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych -  "updof"):
• należność została wcześniej zaliczona do przychodów należnych w rozumieniu art. 14 updof,
• odpis aktualizujący został dokonany w oparciu o przesłanki wynikające z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości,
• nieściągalność należności została uprawdopodobniona w sposób przewidziany w art. 23 ust. 3 updof.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów nie zostaną zaliczone np. odpisy aktualizujące wartość należności:
   - nabytych w celu dalszej odsprzedaży lub windykacji,
   - przejętych od upadłego przedsiębiorstwa,
ponieważ należności te nie były wcześniej zarachowane jako przychody należne w prowadzonej działalności gospodarczej podatnika dokonującego odpisu aktualizującego.

Zgodnie z art. 23 ust. 3 updof nieściągalność wierzytelności (należności) uznaje się za uprawdopodobnioną w szczególności, gdy:

1. dłużnik zmarł, został wykreślony z CEIDG, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość, albo
2. zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu, o którym  mowa w ustawie z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne, lub zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo
3. wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo
4. wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika, na drodze powództwa sądowego.

Aby odpisy aktualizujące mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów muszą wystąpić zarówno podatkowe okoliczności uprawdopodobnienia nieściągalności należności (odpowiednie udokumentowanie), jak i rachunkowe dokonanie takiego odpisu.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów aktualizujących wartość należności dotyczy podatników prowadzących księgi rachunkowe oraz podatkową księgę przychodów i rozchodów. Powołane przepisy ustawy o rachunkowości w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych precyzują bowiem jedynie katalog należności, na których wartość utworzone odpisy aktualizujące (po spełnieniu pozostałych warunków) stanowią koszty podatkowe.

Jeżeli w kwocie nieściągalnej należności zawarty jest podatek od towarów i usług, to do kosztów uzyskania przychodów zalicza się odpis aktualizujący wartość należności tylko w kwocie netto. Należny podatek VAT zawarty w należności nie podlega bowiem, zgodnie z art. 14 ust. 1 updof, zaliczeniu do przychodów należnych, a tym samym nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Zaliczenie odpisu aktualizującego wartość należności do kosztów uzyskania przychodów będzie skutkowało koniecznością zwiększenia przychodu do opodatkowania o kwotę tegoż odpisu w sytuacji, gdy ustaną przyczyny, dla których utworzono odpis (art. 14 ust. 2 pkt 7c updof) oraz, gdy należności te zostaną umorzone, przedawnione lub odpisane jako nieściągalne (art. 14 ust. 2 pkt 7b updof).

Podstawa prawna:
1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych 
2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości