Podstawę prawną nadawania numeru EORI stanowi art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 z dnia 9.10.2013 r. ustanawiające unijny kodeks celny (UKC) - Dz. Urz. UE L269 tom. 56 z 10.10.2013 r.

Nadany numer EORI jest niepowtarzalny i unikalny w całej UE.

Numer EORI nadawany każdemu przedsiębiorcy i, w stosownych przypadkach, innym osobom, stosowany jest do celów identyfikacji tych osób w kontaktach z organami celnymi na terytorium całej Unii Europejskiej.

Przedsiębiorcy dokonujący czynności przed organami celnymi podlegają jednokrotnej rejestracji.

Przedsiębiorcy mający siedzibę w UE są rejestrowani w celu uzyskania numeru EORI przez organ celny lub wyznaczony organ państwa członkowskiego, w którym mają siedzibę.

Przedsiębiorcy z krajów trzecich (spoza UE) mogą wystąpić o nadanie numeru EORI do organu celnego lub wyznaczonego organu jednego z państw członkowskich przed operacjami celnymi planowanymi na obszarze UE lub najpóźniej w trakcie dokonywania pierwszej operacji celnej, wymagającej posługiwania się tym numerem, jeśli wcześniej nie  mieli nadanego numeru EORI w innym kraju członkowskim.

Przedsiębiorcy są obowiązani posługiwać się numerem EORI we wszystkich transakcjach i czynnościach celnych na obszarze UE, przy których wymagany jest ich identyfikator.

Rejestr EORI w Polsce

Proces rejestracji prowadzony jest w Systemie Elektronicznej Rejestracji Przedsiębiorców (SZPROT). Wnioski składane są za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo Celnych (PUESC) pod adresem www.puesc.mf.gov.pl i obsługiwane w formie elektronicznej. W ten sam sposób obsługiwane są wnioski o aktualizację danych podmiotu lub dezaktywację numeru EORI.

Nadawanie numeru EORI następuje w ramach usługi e-Klient (link otwiera nowe okno w innym serwisie) z wykorzystaniem Wniosku o rejestrację danych podmiotu w SISC  Usługa e-Klient  umożliwia Klientom rejestrację oraz uzyskanie dostępu do usług elektronicznych świadczonych przez System Informacji Skarbowo Celny (SISC)  za pośrednictwem Portalu Usług Elektronicznych Skarbowo Celnych (PUESC).

Przedsiębiorcy, którzy posiadają już numer EORI nie muszą rejestrować się za pośrednictwem PUESC, ponieważ ich dane zostały automatycznie zmigrowane z rejestru EORI do nowego systemu. Chcąc jednak uzyskać dostęp do usług elektronicznych świadczonych przez SISC za pośrednictwem PUESC przedsiębiorcy muszą założyć konto na PUESC i połączyć zmigrowane dane z kontem zgodnie z opisem zawartym w dokumencie e-Klient - Instrukcja elektronicznej rejestracji dla potrzeb zarządzania użytkownikami korzystającymi z usług SISC.

W przypadku gdy Podmiot podlega obowiązkowi posiadania numeru EORI i dotychczas tego numeru nie posiadał konieczne jest przeprowadzenie procesu rejestracji zgodnie z poniższym opisem.

Procedura rejestracji rozpoczyna się założeniem konta na portalu PUESC.

Konto zakłada zawsze osoba fizyczna upoważniona do działania w imieniu przedsiębiorcy przed organami Krajowej Administracji Skarbowej. Może to być w szczególności właściciel przedsiębiorstwa, osoba upoważniona zgodnie z dokumentami rejestracyjnymi spółki, pełnomocnik lub przedstawiciel w sprawach celnych.

Po utworzeniu konta osoba upoważniona wypełnia i przesyła elektronicznie Wniosek o rejestrację danych osoby fizycznej w SISC.Jeżeli wniosek został wypełniony prawidłowo – osoba otrzymuje zwrotnie numer ID SISC (unikalny numer identyfikacyjny nadawany osobom podczas procesu rejestracji w SISC.

Kolejnym krokiem jest zarejestrowanie podmiotu, poprzez wypełnienie i wysłanie Wniosku o rejestrację danych podmiotu w SISC, opublikowanego na PUESC. Wypełniając wniosek w polu „Obszar działania w SC" należy zaznaczyć „Cło" oraz zaznaczyć  pole „czy nadać numer EORI" - tak wypełniony wniosek w obszarze cła stanowi jednocześnie wniosek o nadanie numeru EORI. W wyniku rejestracji Podmiotowi zostanie nadany numer ID SISC, który jest jednocześnie numerem EORI.

Ostatnim krokiem jest powiązanie danych osoby fizycznej z danymi podmiotu, w imieniu którego zamierza działać osoba fizyczna (reprezentant). W celu zarejestrowania upoważnienia do działania w imieniu podmiotu należy wypełnić i wysłać elektroniczny Wniosek rejestracji/aktualizacji/dezaktywacji reprezentacji w SISC, również opublikowany na PUESC.

Proces rejestracji został szczegółowo opisany w dokumencie e-Klient - Instrukcja elektronicznej rejestracji dla potrzeb zarządzania użytkownikami korzystającymi z usług Systemu Informacyjnego Skarbowo Celnego.

Dodatkowo na PUESC dostępne są szczegółowe informacje dotyczące procesu rejestracji „krok po kroku".

Przedsiębiorca będzie powiadamiany o nadanym numerze EORI poprzez komunikat wysłany na konto osoby upoważnionej, która złożyła wniosek. Komunikat dostępny jest w zakładce Moje dokumenty > Odebrane.

Procedura w przypadku braku dostępu do PUESC

W przypadku gdy w momencie dokonywania pierwszej czynności realizowanej w obszarze cła, osoba nie ma dostępu do PUESC a towar oczekuje na odprawę na granicy lub gdy została ogłoszona niedostępność PUESC z powodu awarii, może ona zwrócić się z pisemnym wnioskiem o nadanie numeru EORI do najbliższego oddziału celnego, wykorzystując poniższy formularz.

Wniosek o rejestrację danych podmiotu w SISC

Przedsiębiorca może też skorzystać z dotychczasowych formularzy dostępnych w zakładce na stronie MF "Dokumenty i Formularze".

Informacja o nadaniu numeru EORI zostanie zwrotnie przekazana do oddziału celnego, w którym złożony został wniosek i przesłana na adres e-mail podany przez wnioskodawcę.

Jednocześnie informujemy, że szczegółowe zasady posługiwania się numerem EORI w deklaracjach i zgłoszeniach celnych składanych do systemów CELINA, ECS, ICS i NCTS nie ulegają zmianie. Zostały one  przedstawione w instrukcjach dla przedsiębiorców, udostępnionych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, w odpowiednich zakładkach dedykowanych systemom informatycznym oraz obsłudze zgłoszeń celnych.