I. Podstawowe informacje

System INTRASTAT jest to system statystyki obrotów handlowych pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej. System INTRASTAT w Polsce funkcjonuje od 1 maja 2004 r. System ten jest narzędziem do przekazywania przez przedsiębiorców w kraju członkowskim Unii Europejskiej informacji o dokonanych przywozach albo wywozach towarów do innych krajów należących do Wspólnoty.

Ponadto system INTRASTAT służy do gromadzenia tych danych przez upoważnione do tego organy państwowe, ich kontroli, przetwarzania oraz udostępniania innym uprawnionym podmiotom. Zebrane w ten sposób informacje są następnie porównywane z informacjami zadeklarowanymi przez te same osoby w podatkowych deklaracjach VAT. W Polsce za gromadzenie, przetwarzanie, kontrolowanie i przekazywanie danych odpowiedzialna jest Służba Celna. Głównym partnerem Służby Celnej w zakresie metodologii systemu INTRASTAT i odbiorcą danych jest Główny Urząd Statystyczny.

Zgłoszeniu do systemu INTRASTAT podlega fizyczny przepływ towarów wspólnotowych z jednego państwa członkowskiego do innego państwa członkowskiego (np. towary wspólnotowe, które są wysyłane z Niemiec bezpośrednio do Polski, muszą być zgłoszone do systemu INTRASTAT w obu tych krajach).

Przepływ towarów z jednego państwa członkowskiego do innego państwa członkowskiego jest traktowany jako obrót handlowy będący przedmiotem zainteresowania dla systemu INTRASTAT także wówczas, gdy towary przekraczają granice zewnętrzne Unii Europejskiej (np. towary, które są wysyłane z Niemiec do Włoch i przekraczają - bez przepakowania i rozładunku - granice Szwajcarii, muszą być zgłoszone do systemu INTRASTAT w Niemczech i we Włoszech).

Każdy wewnątrzwspólnotowy przepływ towaru jest rejestrowany, jako:

wywóz towarów - wówczas, gdy rejestracji dokonuje państwo członkowskie wysyłające towary oraz

przywóz towarów - wtedy, gdy rejestracji dokonuje państwo członkowskie otrzymujące ten sam towar.

Obowiązek przekazywania informacji o dokonanych przywozach i wywozach towarów między Polską a innymi krajami Unii Europejskiej ciąży na tych przedsiębiorcach, którzy osiągnęli pewne ustalone na dany rok sprawozdawczy (kalendarzowy) i ogłoszone w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie badań statystycznych statystyki publicznej, wartości w ramach tych obrotów. Wartości te to tzw. progi statystyczne. Progi statystyczne są ustalone odrębnie dla przywozu i odrębnie dla wywozu towarów. Są one publikowane z odpowiednim wyprzedzeniem tak, aby każdy podmiot mógł stwierdzić, czy i w jakim zakresie podlega obowiązkowi składania zgłoszeń INTRASTAT.

Pierwsza grupa progów to tzw. próg podstawowy. Są to konkretne wartości rocznych obrotów towarowych określone odrębnie dla transakcji przywozowych i wywozowych. Osoba, której wartość przywozu lub wywozu w ramach Wspólnoty w danym roku przekroczy wartość ustaloną dla odpowiedniego progu podstawowego, będzie zobowiązana do przekazywania informacji o tych obrotach. W sytuacji, gdy zostanie przekroczony próg podstawowy np. w przywozie, a nie zostanie jeszcze przekroczony próg podstawowy w wywozie, obowiązek dokonywania zgłoszenia INTRASTAT wystąpi wyłącznie w przywozie.

Kolejnymi progami statystycznymi, które są stosowane w Polsce, są tzw. progi szczegółowe. W tym przypadku określone są dwa progi - dla przywozu i wywozu. Wartość ustalona dla tych progów jest wyższa aniżeli wartość ustalona dla progu podstawowego. W praktyce osoby osiągające znaczne wartości obrotów towarowych z krajami UE będą zobowiązane do przekazywania bardziej szczegółowych informacji na temat realizowanych obrotów towarowych z ww. krajami, niż osoby, których obroty przekroczyły próg podstawowy, ale nie przekroczyły progu szczegółowego.

Okresem sprawozdawczym jest miesiąc kalendarzowy, w którym towary fizycznie opuściły terytorium statystyczne państwa członkowskiego (wywóz) lub zostały wprowadzone na terytorium statystyczne państwa członkowskiego (przywóz). Zgłoszenia INTRASTAT za dany okres sprawozdawczy należy dokonać nie później niż 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym.

Możliwe jest również dokonanie częściowych zgłoszeń INTRASTAT pod warunkiem, że po zsumowaniu będą one obejmowały cały obrót towarowy za dany okres sprawozdawczy.

Zgłoszenia INTRASTAT należy dokonać w formie elektronicznej. Złożenie zgłoszenia w formie pisemnej, tzw. „papierowego", jest dopuszczalne jedynie w uzasadnionych przypadkach, po uprzednim poinformowaniu organu celnego - § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 listopada 2010 r. w sprawie zgłoszeń INTRASTAT (Dz.U. Nr 216, poz. 1422).

Szersze informacje dotyczące systemu INTRASTAT zawarte są w „Instrukcji wypełniania i przesyłania zgłoszeń INTRASTAT".

II. Warunki korzystania z funkcjonalności systemu INTRASTAT

Korzystanie przez przedsiębiorcę z funkcjonalności systemu INTRASTAT jest uzależnione od:
1. posiadania aplikacji umożliwiającej sporządzenie zgłoszenia elektronicznego zgodnie ze specyfikacją XML lub skorzystania z programu do generowania deklaracji INTRASTAT;
2. dokonania rejestracji firmy w Podsystemie Danych Referencyjnych (PDR). W tym celu należy postępować zgodnie z „Instrukcją nadania kodu identyfikacyjnego (loginu), uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych oraz rejestracji osób i podmiotów gospodarczych w Podsystemie Danych Referencyjnych (PDR) dla celów przesyłania elektronicznych zgłoszeń i pozostałych dokumentów do Systemów Celnych: CELINA, ECS, ICS oraz INTRASTAT";
3. posiadania klucza do bezpiecznej transmisji danych umożliwiającego podpisanie elektronicznego zgłoszenia INTRASTAT (obecnie wymaganego wyłącznie w przypadku przesyłania zgłoszeń jako załączników do wiadomości e-mail). Procedura uzyskania klucza została opisana w Instrukcji, o której mowa w pkt 2.

III. Formy komunikacji

Przesyłanie zgłoszeń do systemu INTRASTAT może odbywać się poprzez:
- Rządowe Wrota Celne
adres: https://www.celina.krakow.uc.gov.pl/Intrastat/index.jsp

- pocztę elektroniczną,
adres: pwk@celina.mofnet.gov.pl

- na nośniku zewnętrznym.

IV. Informacje szczegółowe

Pytania natury technicznej związane z funkcjonowaniem i obsługą systemu INTRASTAT można kierować do HelpDesk dla systemu INTRASTAT:

a) adres e-mail:
helpdesk.intrastat@kat.mofnet.gov.pl
b) telefony:
0 801-457-900 – numer ogólny – całodobowo
c) nr fax:
+(33) 85-76-210 (całodobowo)

Pytania natury merytorycznej, które wiążą się z przepisami regulującymi problematykę zgłoszeń INTRASTAT można kierować do:

1. Wydziału INTRASTAT w Izbie Celnej w Szczecinie:
a) adres e-mail:
intrastat.ic-szczecin@szc.mofnet.gov.pl
b) telefony:
(91) 425-16-92; 425-16-99; 425-16-87; 425-16-33

2. Centrum Informacji Służby Celnej (InfoSC):
a) adres e-mail:
info.sluzbacelna@kat.mofnet.gov.pl
b) telefony:
0 801-470-477 oraz +48 33 857-62-51