Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, że chcąc uczynić usługę e-Załączniki łatwiejszą i bardziej przyjazną w obsłudze, opracowane zostało przez Służbę Celną dodatkowe rozwiązanie informatyczne, polegające na automatyzacji procesu tworzenia dokumentów przekazywanych organom celnym, zarówno na etapie przyjęcia, jak również weryfikacji zgłoszenia celnego. 

Dotychczas, w ramach funkcjonującej już usługi e-Załączniki, dokumenty przekazywane były jako odrębne pliki PDF na wskazany adres e-mail właściwego oddziału celnego z wykorzystaniem poczty elektronicznej. Rozwiązanie to mimo swoich zalet wymagało od zgłaszającego dodatkowych czynności, takich jak: kontrola wielkości plików, dbanie o odpowiednią nazwę pliku, pamiętanie o adresach e-mail właściwych oddziałów celnych.

W oparciu o dotychczasowe doświadczenia Służba Celna opracowała koncepcję automatyzacji procesu tworzenia dokumentów kierowanych do oddziału celnego, która zakłada przesyłanie dokumentów w postaci ustandaryzowanego pakietu. Pakiet dokumentów może zostać przygotowany przy użyciu udostępnionej zgłaszającym Aplikacji e–Załączniki (po uprzednim zeskanowaniu dokumentów) lub innej aplikacji, o ile posiada ona funkcjonalność tworzenia pakietów ez dla Służby Celnej. Przygotowany pakiet należy wysłać na jeden adres e-mail dedykowany dla wszystkich zgłaszających niezależnie od miejsca złożenia zgłoszenia celnego. Tak wysłane dokumenty są następnie automatycznie zapisywane w Systemie e-Załączniki.

Specyfikacja pakietu e-załączników zostanie w najbliższych dniach udostępniona na stronie internetowej Izby Celnej w Białej Podlaskiej pod adresem: http://bialapodlaska.scelna.gov.pl/web/icbialapodlaska/jak-zalatwic-sprawe/zadania-centralne/ezalaczniki

Umożliwia ona firmom programistycznym zarówno stworzenie nowych, jak również modyfikację istniejących programów komputerowych dostosowanych do indywidualnych potrzeb klientów.  

Wśród podstawowych zalet nowego kanału komunikacyjnego należy wymienić:

•      wygodne przygotowanie dokumentów za pomocą dostarczonej aplikacji (m.in. eliminacja ręcznego nazywania plików),

•      walidacja poprawności danych, walidacja wielkości plików już po stronie klienta,

•      poprawa komunikacji z klientem poprzez szybkie potwierdzanie odebrania maila z e-załącznikami oraz wysyłanie komunikatów o przyjęciu (EZ1) lub odrzuceniu pakietu e-załączników z informacją o powodach odrzucenia (EZ2, EZ4),

•      dostęp do historii tworzonych pakietów dokumentów z poziomu Aplikacji udostępnionej przez Służbę Celną,

•      po stronie Służby Celnej przyspieszenie obsługi i wyeliminowanie potencjalnych błędów związanych z ręczną obsługą otrzymanych elektronicznie dokumentów, co zapewnia automatyczna ewidencja wszystkich otrzymanych pakietów e-załączników.

Udostępniona Aplikacja e-Załączniki jest aplikacją nie wymagającą instalacji, a dołączona do niej instrukcja obsługi w sposób przyjazny i szczegółowy opisuje jak należy z niej korzystać.

Udostępnienie Państwu nowego kanału komunikacyjnego nie eliminuje dotychczasowego sposobu przesyłania e-załączników tj. przesyłania na dedykowany adres e-mail oddziału celnego, właściwego ze względu na miejsce dokonania zgłoszenia celnego. To do decyzji korzystającego należy wybór sposobu przekazania dokumentów - jednak biorąc pod uwagę korzyści, jakie niesie za sobą użycie udostępnianej bezpłatnie Aplikacji e-Załączniki, rekomendujemy wykorzystywanie nowego rozwiązania informatycznego. 

Konsekwencją uruchomienia nowego kanału komunikacyjnego jest konieczność zmiany instrukcji „Dokumenty przedkładane na potrzeby obsługi elektronicznych zgłoszeń celnych", której aktualna wersja została udostępniona na stronie Ministerstwa Finansów i będzie obowiązywać od dnia 8 czerwca 2015r.

Sporządzono w Departamencie Ceł

Warszawa, 28.05.2015 r.